LEAN RECRUITING Artikel-Serie – Schritt #2 – Anforderungs-Check

Schritt #2: Automatisierter Anforderungs-Check – nur wer die Grundanforderungen erfüllt kommt weiter.

Wie rekrutieren Sie Ihr Personal und wie stellen Sie sicher, dass Sie nur noch 3-4 Interviews mit Kandidaten führen müssen, welche die Grundvoraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle erfüllen? Das erfahren Sie in diesem Artikel:

Als erfahrender HR-Recruiter werden Sie mir vermutlich entgegnen, dass Sie die Grundvoraussetzungen immer sauber überprüfen und von daher nur Interviews mit valablen Kandidaten führen werden. Oder kommt es immer wieder mal vor, dass Sie oder vielmehr der zuständige Linienvorgesetzte anlässlich eines Kandidaten-Interviews schnell mal feststellen, dass wichtige Grundvoraussetzungen doch nicht erfüllt sind?

Wie lässt sich folglich die Erfüllung der Grundvoraussetzungen für eine Stelle überprüfen?

Hier eine unvollständige Auswahl möglicher Vorgehensweisen:
a) Sie sichten Bewerbungsschreiben und CV und machen eine klassische ABC-Analyse/Sortierung der Kandidaten-Dossiers von Hand.
b) Sie vertrauen auf algorithmusbasierende Matching-Software, welche die hochgeladenen CV mit Anforderungsprofilen abgleichen.
c) Sie nutzen LEAN RECRUITING online-Fragenkataloge, welche alle wichtigen Grundvoraussetzungen zuverlässig abfragen.

Wie bewähren sich die vorerwähnten Vorgehensweisen in der Praxis?

Klassische ABC-Analyse

Die klassische ABC-Analyse/Sortierung ist sehr zeitaufwändig und mit individuellen Beurteilungs- und Massstabsfehlern behaftet (Sympathie-Effekt, Pygmalion-Effekt, Similar-to-me-Effekt, Halo-Effekt, u.a.m.). Mit der subjektiven Beurteilung der Unterlagen und dem hohen Zeitbedarf für die Vorselektion gehen zudem oftmals auch sehr gute Kandidaten verloren, die zwischenzeitlich bereits andernorts zugesagt haben.

Matching-Software

Matching-Software hat seine Grenzen, da sie nur das auswerten kann, was in den hochgeladenen Dokumenten enthalten ist, bzw. was Sie in den Anforderungsprofilen definiert haben. Zudem bestimmt der Input (Bewerbungsschreiben und CV) den Output.

Wenn Kandidaten sich im CV bspw. besser (geschönt) darstellen, als sie sind oder das CV auf die im Stelleninserat präsentierten Stellenanforderungen adaptieren (= Manipulation), leidet die Matching-Qualität – möglicherweise laden Sie Kandidaten ein, die es nicht bringen. Umgekehrt, wenn Sie das, was Sie benötigen und als Anforderung definiert haben, nicht explizit im CV (dem Input) enthalten ist, fallen auch Kandidaten durch, welche möglicherweise über ein hohes Erfolgspotenzial verfügen.

LEAN RECRUITING

In unserem ersten Beitrag zum LEAN RECRUITING Schritt #1 haben Sie erfahren, dass mit zielgruppenspezifischer Ansprache (sog. Verstärkungswunsch-Stelleninserate) bei Bedarf 2-4 Mal mehr Bewerbungen generiert werden können. Mit seinem Klick auf den weiterführenden Link im Stelleninserat startet ein Bewerber den eigentlichen Rekrutierungsprozess, der im Schritt #2 mit dem ersten Filter, dem sog. Anforderungs-Check, die Erfüllung der Grundanforderungen der jeweiligen Stelle überprüft.

Der Anforderungs-Check überprüft automatisiert die Grundanforderungen

LEAN RECRUITING online-Fragenkataloge sind vergleichbar mit einem elektronischen Interview, mit welchem die Erfüllung der Grundanforderungen überprüft werden. Das können beliebig viele, anforderungsbezogene Fragen sein. Fragen also, die für die Ausübung der in Frage stehenden Stelle wichtig sind.

Die meist 15-25 oder mehr Fragen werden in der Regel gemeinsam von HR-Recruitern und Linienvorgesetzten erarbeitet und können jederzeit editiert, kopiert und bei Bedarf schnell angepasst werden, sodass auch schnell ändernde Anforderungen eines expansiven Unternehmens mit wenig Aufwand umgesetzt werden können.

Für jede Frage wird definiert, ob die Frage bejaht oder verneint beantwortet werden soll und ob es sich um eine Muss- oder Kann-Anforderung oder gar um ein K.O.-Kriterim handelt. In letzterem Fall kommen Kandidaten bei Nicht-Erfüllung nicht weiter und erhalten automatisiert eine Absage.

Je nach Beantwortung (JA/NEIN) kann eine weiterführende, abklärende Zusatzfrage (+?) hinterlegt werden, welche die Kandidaten auffordert, nähere Angaben zur Fragestellung zu machen (Beispielsweise in vorstehendem Fragenkatalog bei Frage 2. in blauer Schrift: “Mit welcher Lohnverarbeitungssoftware haben Sie bereits gearbeitet?”). Diese Angaben können dann bei der Beurteilung der 10 Besten im Ranking noch miteinander verglichen und bewertet werden.

Für eine positive Candidate Experience: Das subjektive Gefühl der Kontrolle

Die abklärenden, offenen Zusatzfragen bieten den Bewerbenden zudem die Chance, sich gleich zu Beginn des Rekrutierungsprozesses mit deren Beantwortung ganz individuell und persönlich einzubringen. Ganz im Gegensatz zu klassischem Recruiting, wo Bewerbende meist 2-3 Wochen in der Schwebe gehalten werden und sich bestenfalls erst einbringen können, wenn Sie zu einem weiterführenden Interview eingeladen werden. 

Stattdessen vermittelt Lean Recruiting den Bewerbenden das ‘subjektive Gefühl der Kontrolle’: Bewerbende wollen das Gefühl haben, mit eigenem Verhalten (Beantwortung der Zusatzfragen) steuern und beeinflussen zu können. Es erstaunt daher nicht, dass praktisch alle Bewerbenden rückblickend die Beantwortung der Fragen als eine überaus positive Candidate Experience wahrgenommen haben. 

Wer die Grundanforderungen erfüllt, kommt im Prozess weiter.

Nur wer die Grundanforderungen also erfüllt, kommt im LEAN RECRUITING-Prozess weiter und beantwortet anschliessend eine wiederum anforderungsbezogene Potenzial-Analyse (es stehen 26 verschiedene Fragenkataloge zur Verfügung), woraus das erste Ranking der KandidatInnen automatisch erstellt wird.

Nur die 10 Besten im Ranking werden dann von Linienvorgesetzten hinsichtlich der Antworten zu den abklärenden Fragen miteinander verglichen und bewertet, was ein zusätzlicher Qualitäts-Check darstellt. Ebenso kann optional auch das CV der 10 Besten noch bewertet werden.

Die CV-Sichtung erfolgt (im Gegensatz zur ABC-Analyse) also erst zu einem späten Zeitpunkt, dann nämlich, wenn bereits feststeht, dass alle noch in Betracht fallenden KandidatInnen die Grundanforderungen erfüllen und über ein hohes Erfolgspotenzial verfügen.

Mit den 3-4 Besten erfolgt schliesslich das First-Date/Interview mit den Linienvorgesetzten (und allfälligen weiteren Peers der zukünftigen Stelleninhaber).

Fazit

Nur mit der LEAN RECRUITING-Vorgehensweise erfahren Sie anforderungbezogen genau das, was für die jeweilige Funktion/Stelle wichtig und entscheidend ist, sodass bei den KandidatInnen auch die gewünschten Qualitäten zum Vorschein kommen (oder eben nicht).

Es ist unschwer zu erkennen, dass LEAN RECRUITING gegenüber klassischen ABC-Analysen und modernen Matching-Verfahren wesentlich effizienter und zuverlässiger ist.

Das verdeutlichen auch die Key Performance Indikatioren zur Personalauswahl. LEAN RECRUITING spart Zeit, senkt die Kosten, schafft bessere Mitarbeiter-Qualität und verstärkt ein positives Employer Branding. Mehr zum LEAN RECRUITING-Verfahren auf unserer themenbezogenen Webseite https://leanrecruiting.ch.