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Tool Tipp Google Tabellen App ‘GET THINGS DONE’ … Steigerung der persönlichen Produktivität und Fokussierung auf das Wesentliche

Wie ich alle meine Projekte, Aufgaben, Ideen, Pläne und Sitzungsagenden in einer einzigen Google Tabellen App geregelt kriege …

Erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag, wie ich meine Projekte und To-Dos aus geschäftsbezogenen, privaten oder anderweitigen Projekten manage – mit einem einfachen und zugleich cleveren Timemanagement-Tabellen-System, das es in sich hat und Ihnen dabei hilft, Zeit zu sparen und auf die wichtigen und dringlichen Dinge zu fokussieren.

Carpe Diem: Nutzen Sie den Tag (und die Ihnen zur Verfügung stehende Lebenszeit)

Mit ‘Carpe Diem’, wörtlich: ‘Pflücke den Tag’, appellierte der römische Dichter Horaz in einem seiner Gedichte, den Tag zu geniessen, da das Leben nicht ewig dauere.

Auf das heutige, rastlose Leben übersetzt, dürfte es wohl heissen: ‘Nutze den Tag’, der bekanntlich für alle auf lediglich 24 Stunden begrenzt ist und vermeintlich unproduktives Schlafen einen Grossteil dieser verfügbaren Lebenszeit vereinnahmt.

Folglich bin ich – und vermutlich auch Sie – bestrebt, den Tag möglichst angenehm und gleichwohl effizient zu gestalten. So, dass er unserer individuellen Lebensphilosophie entspricht und wir alle unsere Lebensziele in den verschiedenen Lebensphasen möglichst einfach und zufriedenstellend erreichen können.

Alles unter einen Hut zu bringen, ist nicht immer ganz einfach

Als langjährige Führungskraft und Unternehmer musste ich u.a. erfahren, dass es nicht immer ganz einfach war, die Bedürfnisse der Familie und die Erfordernisse meiner Geschäftstätigkeit unter einen Hut zu bringen. Meine Kinder sind zwischenzeitlich erwachsen und selbst mit elterlichen und beruflichen Dingen befasst, für welche ich heute glücklicherweise nicht mehr direkt zuständig bin. Aber …

Ein Mann ist nur so gut wie seine Tools

Dennoch war und bin ich immer wieder auf der Suche nach Tools, welche mich bei meinem ‘Carpe Diem’ bestmöglich unterstützen würden. Bekanntlich ist “a man only as good as his tools”. Folglich konsultierte ich bspw. die Besten-Listen von To-Do-Apps im Internet, hatte aber nur wenig Lust und Zeit, mich mit den einzelnen Produkt-Angeboten eingehend zu befassen.

Werkzeuge sind nur so gut wie unsere Fähigkeit, mit ihnen zu arbeiten.

Emmert Wolf (1877-1945), amerikanischer Journalist, Humorist und Autor

Wie schon Emmert Wolf noch weiter präzisierte, sind “tools only as good as our ability to work with them”. Folglich sollte die gewünschte To-Do-App m.E. einfach in der Handhabung, möglichst flexibel in ihrer Ausgestaltung und für Kleinunternehmer kostengünstig oder gar kostenlos sein.

Google Workspace Standard-Apps sind ganz nützlich, aber auch etwas limitiert

Da ich in meinem Unternehmen auch auf Google Workspace setz(t)e, prüfte ich zunächst die von Google angebotenen Tools, wie Google Kalender, Google Tasks sowie Google Keep, um dort meine täglichen To-Dos irgendwie unterzubringen.

Natürlich konnte ich mir damit behelfen, To-Dos gleich als Erinnerungen oder Aufgaben in Form von reservierten Time-Slots im Kalender einzutragen oder in Google Tasks-Listen zu übertragen.

Aber für umfangreiche Planungs- und Projektaufgaben schien mir dies alles nicht sehr hilfreich. Kleinere To-Dos oder Dinge, die man den Tag über nicht vergessen sollte (wie Einkaufslisten) lassen sich allerdings sehr einfach mit Google Keep administrieren. Ein Tool, das ich immer wieder gerne unterwegs über mein Smartphone als digitalen Spickzettel oder für Gedankenblitze noch relativ häufig nutze.

Aber eben, für grössere Projekte, seien es geschäftliche, private oder anderweitige, bin ich lange nicht fündig geworden. Bis ich eines Tages den äußerst wertvollen Medium-Artikel von Mike Sturm ‘How to Implement a Killer GTD System in Google Sheets’ gelesen und von seinen Schilderungen geradezu animiert wurde, mir selbst eine GetThingsDone App auf Basis von Google Sheets zu bauen.

GET THINGS DONE – eine Google Tabellen App für alle Fälle

Eine App, die alle meine (vorläufigen) Anforderungen für das Management meiner geschäftlichen und privaten Projekte und deren zugehörigen Next Actions erfüllen würde. Und: Praktisch kostenlos war, zumal Google Tabellen auch ein integrierender Teil meiner Subscription für die Google Workspace Suite war und immer noch ist.

Was diese Tabellen-App besonders auszeichnet

Seitdem ich meine Version von GetThingsDone mit Google Tabellen umgesetzt habe, dürfte sich auch meine Fokussierung und Produktivität massiv verbessert haben. Die GetThingsDone App folgt im Wesentlichen den vorstehend erwähnten Ausführungen von Mike Sturm, hat jedoch hinsichtlich der genutzten Tabellenblätter einige Änderungen bzw. Ergänzungen erfahren:

• Today – heute zu erledigen
• Projects – geschäftliche
• Projects (P) – private und anderweitige
• Next Actions – geschäftliche
• Next Actions (P) – private und anderweitige
• Waiting for – delegierte Actions
• Agenda with – zu besprechende Actions
• Incubator – Projekte in der Schwebe (im Brutkasten)
• Projects Archive – erledigte Projekte
• Actions Archive – erledigte Actions
• Codes – für die Kategorisierung und Priorisierung von Projekten und Actions

In den jeweiligen Tabellenblättern wurden teils zusätzliche Spalten aufgenommen, welche bspw. das Planen der Projekte und Next Actions (sprich: den damit verbundenen approximativen Zeitaufwand) oder deren Terminierung für den Google Kalender zukünftig unterstützen werden.

Eine zusätzliche, skriptbasierte Menu-Funktion ‘Custom Actions’ ermöglicht es zudem, ausgewählte Datensätze zu duplizieren, bspw. für wiederkehrende Projekte/Aufgaben. Über das Untermenü ‘Move rows’ können ausgewählte Datensätze von einem Tabellenblatt in ein anderes transferiert werden, um bspw. fälschlicherweise archivierte Action Items vom’ Actions Archive’ wieder zurück in das jeweilige Tabellenblatt oder ein noch unausgereiftes Projekt bis auf Weiteres ins Tabellenblatt ‘Incubator’ (zu Deutsch: Brutkasten) zu verschieben:

Auch an einer persönlichen Produktivitätssteigerung interessiert?

Ich werde die Funktionalitäten meiner GTD-App in einigen nachfolgenden Blog-Artikeln dokumentieren, sodass Sie sich ein konkretes Bild davon machen und erkennen können, dass die App auch für Sie eine wertvolle Unterstützung sein dürfte.

Wenn Sie nicht länger zuwarten oder mir zukünftig auch auf medium.com (in englischer Sprache) folgen möchten, stelle ich meinen HRM-Kompetenz-Brief/Newsletter-Empfängern die App in der aktuellen Version 1.0 auch käuflich zu einem äußerst moderaten Einmal-Preis (mit 50% Rabatt) zur Verfügung (ohne monatliche Subscription). Klicken Sie dazu diesen Link und geben Sie auf der digistore24-Produktseite den Gutschein-Code ‘HRM-K-B-GTD-1-0-cand’ (ohne Hochkommas) ein.

Last but not least: Helfen auch Sie mir, die App zu verbessern. Für Anregungen zur Vereinfachung oder zur Erweiterung bin ich sehr dankbar und werde versuchen, diese in einem nachfolgenden Release zu berücksichtigen. Bis dahin, viel Freude mit dem Candidate Release.

Google Tabellen App ‘GET THINGS DONE’ Release 1.0

Nur für kurze Zeit mit 50% Rabatt!

Was bleibt folglich zu tun?

Bzw. was kann ich Ihnen als HR-Kollegin und -Kollege empfehlen?

• Wenn Sie bereits Google Workspace oder Google Tabellen einsetzen, sich aber davor scheuen, Ihre Tabellen eigenhändig mit hilfreichen Formeln und Google App Scripts zu vernetzen oder Ihnen schlichtweg das Wissen oder die Zeit dafür fehlen, dann sollten Sie sich dieses Template auf jeden Fall beschaffen und damit Ihre Produktivität auf ein neues Level anheben.
• Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Google Workspace oder Google Tabellen haben, eröffnen Sie doch einfach einen Google Gmail Account, mit dem Sie dann auch erste Schritte mit Google Tabellen (das Google Pendant zu Microsoft Excel) machen und sich dann auch das Template ‘GET THINGS DONE’ käuflich herunterladen können – dann brauchen Sie lediglich noch Ihre To-Dos einzutragen, um stets den Überblick über alles, was Ihnen wichtig ist, zu wahren.

1. Weitere Informationen und Screen-Shots auf meiner Verkaufsseite einsehen
2. Meine ‘GET THINGS DONE’ App direkt bei digistore24 bestellen

Herzliche Produktivitätssteigerungs-Grüsse

René Anderegg, lic.oec.HSG